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Privacy Policy

LAST UPDATED: September 2021

At Novo Nordisk Canada Inc. ("NNCI"), your privacy is of great importance to us. NNCI is dedicated to the protection of the personal information of patients, participants in clinical studies, customers, visitors to our websites, healthcare professionals and other individuals with whom we interact.

Your data privacy when visiting novonordisk.com

1. Accountability for Your Privacy

NNCI takes full responsibility for the management and confidentiality of personal information. Personal information is collected, used, shared and stored in accordance with the Personal Information Protection and Electronic Documents Act, S.C. 2000, c.5 and all applicable provincial privacy laws that apply to NNCI. NNCI also respects the privacy best practice principles contained in the Canadian Standards Association Model Code for the Protection of Personal Information, CAN/CSA-Q830-96.

NNCI has appointed a Privacy Officer who oversees compliance with privacy laws and best practice. The Privacy Officer’s duties include:

  • Developing and, on a regular basis, reviewing NNCI policies and practices to ensure consistent implementation and compliance;
  • Ensuring all staff are trained on privacy best practices and are aware of the importance of safeguarding any personal information that they are privy to;
  • Ensuring that all inquiries and complaints relating to privacy are appropriately handled; and
  • Ensuring all third parties to whom NNCI provides access to personal information adhere to appropriate standards of care in managing that information.
2. Personal Information and How We Collect It

‘Personal information’ is any factual or subjective information, recorded or not, about an identifiable individual. This includes name, contact information, age, weight, occupation, lifestyle choices and any identifiable on-line activity. Any personal health information provided to NNCI such as health history or medications is sensitive personal information that we treat with extra care.

Aggregate or de-identified information that cannot be associated with a specific individual, such as clinical trial data, is not personal information.

Personal information can be collected in several ways, including through on-line forms when you register for an NNCI program, or verbally on the telephone, for example if you provide your information to our Customer Care Department. We collect limited personal information as is reasonable to offer and deliver our products or services, and we do so with your consent or as otherwise authorized by law. We identify when information may be provided optionally and when it is necessary in order to service you.

When it is practical to do so, we will collect the information we need directly from you. In those instanced where information is collected from a third party such as a family member or your doctor, your personal information will be respected in exactly the same way as if we collected it from you personally.

3. Obtaining Your Consent

We collect, use and disclose your personal information with your consent, except as required or permitted by law. Your consent to the collection, use and disclosure of personal information may be express (that is, where you were asked specifically for your consent, whether verbally or in writing) or implied for non-sensitive information, when we can reasonably conclude that you’ve given consent by some action, or when it is obvious that you would consent if directly asked.

Note that there may be instances where the law permits the collection, use or disclosure of your personal information without your consent, for example in the context of fraud investigations, and where necessary to protect our legal interests or the safety of others. For example, we may be required to collect, use, disclosure or store personal information without your consent to comply with other laws, an order of a court or other legal administrative tribunal, or to respond to an authorized inquiry of a government agency. In other contexts, your consent can be withdrawn at any time, subject to legal or contractual restrictions, by providing us with written notice. Upon receipt of notice of withdrawal of consent, we will inform you of the likely consequences of withdrawing your consent before we process your request, which may include the inability of NNCI to provide you with certain information, products or services.

Where an individual is not capable of consenting to the collection, use or disclosure of his or her own personal information but you wish to provide us with that information, please ensure you are legally entitled to do so on behalf of that individual.

4. Purposes for Collecting and Using Your Information

Personal information is collected and used by NNCI for one or more of the following specific purposes:

  • Respond to your questions or concerns about our products or services;
  • Assess your needs and administer questionnaires, feedback forms, contests or on-line health assessment tools;
  • Establish, sponsor and provide you with access to our educational programs to raise awareness of a health condition and health management practices, as well as scientific and clinical developments;
  • Respond to your inquiries regarding our clinical studies approved by Health Canada, and provide clinical evaluation packages to healthcare providers for feedback;
  • Develop relationships with, understand interests of, and obtain opinions from healthcare professionals about our products or services as well as research and development programs;
  • Notify patients and healthcare professionals of product-related matters, including product recalls;
  • Verify your identity (for example when you apply for a certain benefit such as a discount or rebate);
  • Follow up on, gather more information about, and investigate reports of adverse events or complaints relating to our products or services (please visit Report a side effect (novonordisk.com) for more information about data privacy as it relates to safety information);
  • Improve our products and services/programs;
  • Market and promote our products and services that we believe you would benefit from knowing about. We may also tailor our offerings to you based on your demographics or other information, with the objective of meeting your specific needs;
  • Assess and manage risk, including detecting and preventing fraud or error; 
  • For internal and external audits;
  • Meet legal and regulatory processes and requirements, or bring or defend against legal actions; 
  • For such other purposes for which you have provided your consent, or as otherwise permitted or required by law.
5. Sharing Your Information

Your personal information is shared only to the extent required to provide you with our products and services, and to comply with legal requirements. We may disclose your personal information in the following circumstances:

  • to advise Health Canada or other regulatory agencies of adverse drug reactions and other side effects in compliance with applicable laws;
  • to your healthcare provider, at your request, whether to obtain certain medical information, to provide certain product information to your healthcare provider or to otherwise assist you in participating in our program offerings;
  • to a court, administrative tribunal, governmental authority or other body authorized to compel the disclosure of your personal information, for the purpose of complying with legal requirements such as a statute, regulation, search warrant, subpoena, court or administrative order, or as otherwise required or permitted by law; or 
  • as required to reduce the risk of harm if the personal safety of any individual may be compromised.

In addition, personal information may be transferred or made accessible to NNCI’s subsidiaries, affiliates, agents and third-party service providers who assist us in carrying out our business and providing you with our products and services. These trusted entities have agreed to comply with strict privacy and confidentiality obligations. Such transfers of data for processing may occur in the context of product educational program registration, delivery and evaluation; sample or product order fulfillment; IT services and record archiving; and other business outsourcing arrangements. Only personal information that is required by the third party to provide the service in question will be transferred.

Please note that in the context of any of these disclosures or transfers of data, your personal information may be processed or stored outside of Canada. Such information may be provided to law enforcement or national security authorities of the foreign jurisdiction upon request, in order to comply with foreign laws. We take reasonable steps to ensure that any such third parties who we entrust with your personal information are reputable, and have safeguards in place to protect your information.

6. Keeping Your Information Safe

NNCI acknowledges that a data security breach could result in potential harm to individuals whose personal information is entrusted to NNCI. Thus, we have implemented critical physical, organizational and technical measures to guard against unauthorized or unlawful access to the personal information we manage and store. We have also taken steps to avoid accidental loss or destruction of, or damage to, your personal information. While no system is completely secure, the measures implemented by NNCI significantly reduce the likelihood of a data security breach.

Here are some examples of the security controls we have in place:

  • Secure office premises;
  • Locked filing cabinets and a secure shredding practice for paper records;
  • The use of encryption, firewalls, anti-virus programs and robust authentication processes, including complex passwords, for access to electronic records;
  • Limited access to personal information by employees who need the information to perform their work-related duties;
  • The use of sophisticated data centers with effective physical and logical data security controls;
  • ·Initiatives to raise awareness amongst staff of their data protection responsibilities; and
  • Regular reviews of privacy compliance and best practice initiatives.

In addition, we recommend that you do your part in protecting yourself from unauthorized access to your personal information. For example, never share your passwords with anyone. NNCI is not liable for any unauthorized access to your personal information that is beyond our reasonable control.

7. Accessing Your Personal Information

We make every effort to ensure that the personal information contained in records that we control or have custody over is accurate, complete and up-to-date for the purposes for which we collect it. You can make a written request for access to your personal information at any time, and also request that it be corrected if there are any inaccuracies.  You will need to provide as much information as you can to help us process your request and locate the information you require.

If you need assistance in preparing your access request, please get in touch with our Privacy Office (see contact information at the end of this policy). As we take your privacy seriously, we will take reasonable steps to verify your identity before granting you access or making corrections, updates or deletions to your personal information. Upon your written request, NNCI will also inform you of how your personal information has been or is being used, and who your personal information has been shared with. If we have obtained information about you from other people, we will let you know who we got it from upon your request. 

NNCI responds to access requests within 30 days, unless an extension of time is required. We may charge a fee to cover any expenses related to responding to your access request. Note that there may be contexts where access is refused or only partial information is provided, for example, in the context of an on-going investigation or where another individual’s personal information or identity must be protected.

8. How Long We Keep Your Information

NNCI retains personal information for as long as necessary to fulfill legal or business purposes and in accordance with the retention schedules of our parent company, Novo Nordisk A/S. Personal information that has been used to make a decision about an individual shall be retained long enough to allow the individual access to the information after the decision has been made.  NNCI is subject to specific legal requirements with respect to retention periods as well, for example, as outlined in regulations regarding clinical trials and adverse events.

Once your information is no longer required by NNCI to administer products or services and meet legal or regulatory requirements, it is securely destroyed, erased or made anonymous. Keep in mind however that residual information may remain in back-ups for a period of time after its destruction date.

9. Our Privacy Complaint and Breach Management Process

NNCI takes privacy complaints very seriously and has a procedure in place for escalating and managing any privacy related concerns to ensure that they are responded to in a timely and effective manner. Any suspected privacy breach must be escalated internally to NNCI’s Privacy Officer who oversees the containment, investigation and corrective actions for the breach situation.

In the event that you are not satisfied with NNCI’s resolution of a complaint or privacy breach, you may contact the Office of the Privacy Commissioner of Canada: www.priv.gc.ca

10. Cookies and Website Log Data

A cookie is a small text file containing a unique identification number that is installed by a website on a device’s local storage. NNCI websites use cookies and other web technologies for a variety of purposes in the course of administering its websites. NNCI uses both session cookies (used only during your visit and that expire when you close your browser) and persistent cookies (stored on your device for longer than your visit to our websites). Cookies used by NNCI collect certain information from your browser or mobile platform, including the date and time of your visit, your IP address or unique device identifier, browser type and other device information (such as your operating system version and mobile network provider), but do not contain personal information such as your name or e-mail address.

NNCI installs first party cookies on devices that access its websites unless the browser used by the device has disabled the installation of cookies. The first party cookies NNCI installs ensure the website functions as intended, and in some circumstances are essential for NNCI to provide services requested by website visitors. For example, enabling first party cookies is required to log in to an NNCI program account, as certain cookies are used to support the log-in process and keep you logged in. Non-essential cookies are also used by NNCI to analyze and improve the performance of our websites, design and layout, and your overall on-line experience. For example, NNCI uses web analytics services, including Google Analytics, to understand the interests of our visitors and analyze traffic patterns. We make no effort to personally identify you based on your visit to our sites if you are not logged into your account. If you wish, you can make use of Google’s free Google Analytics Opt-Out Browser Add-On.

You can opt out of the installation of cookies, or delete cookies that were previously installed, by updating your settings in the browser you use to visit NNCI websites. Please note however, that cookies allow for optimal functionality of NNCI websites. You can easily adjust your browser settings to notify you when you receive a cookie so you can choose whether or not to accept it; disable your browser from receiving cookies; or delete cookies through your browser. Please consult the Help Function of your browser for more information. Be aware however that some features and services on our website may not work properly if you refuse cookies. 

11. Social media, Chat Rooms & Discussion Forums

NNCI’s use of social media serves as an extension of our presence on the Internet and helps us build a positive brand image as well as offer our customers personalized service. NNCI social media accounts are not hosted on NNCI’s servers. Please note that when you publicly post personal information on social media, it can be viewed by anyone who visits our platforms. Users who choose to interact with NNCI via social media, such as Twitter, should read the terms of service and privacy policies of these services/platforms.

Likewise, take precautions when posting information to chat rooms or other discussion forums because once posted, the information will be made public and cannot be easily removed from the Internet. This Privacy Policy does not cover information you post to social media, chat rooms or other discussion forums and how persons receiving your information will use that information.

12. External Links

We may offer links from our websites to the sites of third parties (including affiliated organizations), that may be of interest to you. Since these sites are not owned or controlled by us, NNCI makes no representations as to such third parties’ privacy practices and we recommend that you review their privacy policies before providing your personal information to any such third parties. 

13. Changes to this Policy

We may change this Privacy Policy from time to time in order to better reflect our current personal information handling practices. Thus, we encourage you to review this document  frequently. The “Last Updated” date at the top of this Privacy Policy indicates when changes to this policy were published and are thus in force. Your continued use of NNCI products and services following the posting of any changes to this Privacy Policy means you accept such changes.

14. Getting in Touch

Any inquires, concerns or complaints regarding privacy should be directed to:

Privacy Officer
Novo Nordisk Canada Inc.
101 – 2476 Argentia Rd.
Mississauga, Ontario
Canada L5N 6M1
Tel: 1-800-465-4334
Email: privacyofficercanada@novonordisk.com

Your concerns will receive prompt attention. Our Privacy Office can also provide you with more detailed information about NNCI’s policies and practices. Keep in mind however that e-mail or text messaging are not secure forms of communication, so never send confidential personal information to us this way. 

Thank you for your continued trust in Novo Nordisk Canada.

French version below


Politique de Confidentialité de Novo Nordisk Canada

DERNIÉRE MISE À JOUR: Septembre 2021

Chez Novo Nordisk Canada Inc. (« NNCI »), votre vie privée est d’une grande importance pour nous. NNCI se consacre à la protection des renseignements personnels des patients, des participants aux études cliniques, des clients, des visiteurs de nos sites Web, des professionnels de la santé et d’autres personnes avec qui nous interagissons.

1. Responsabilité pour votre privée

NNCI assume l’entière responsabilité de la gestion et de la confidentialité des renseignements personnels. Les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, partagés et stockés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, ch. 5 et toutes les lois provinciales applicables en matière de protection de la vie privée qui s’appliquent à NNCI. NNCI respecte également les principes de pratique exemplaire en matière de vie privée contenus dans le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation, CAN/CSA-Q830-96.

NNCI a nommé un agent de la protection de la vie privée qui supervise la conformité aux lois et aux meilleures pratiques en matière de protection de la vie privée. Les tâches de l’agent de la protection de la vie privée comprennent :

  • élaborer et examiner régulièrement les politiques et les pratiques de NNCI pour assurer une mise en œuvre et une conformité uniformes;
  • s’assurer que tout le personnel est formé sur les meilleures pratiques en matière de confidentialité et qu’il est conscient de l’importance de protéger les renseignements personnels auxquels il est assujetti;
  • veiller à ce que toutes les demandes de renseignements et plaintes relatives à la protection des renseignements personnels soient traitées de manière appropriée; et
  • s’assurer que tous les tiers auxquels NNCI fournit l’accès aux renseignements personnels respectent les normes de diligence appropriées pour la gestion de ces renseignements.
2. Renseignements personnels et comment nous les recueillons

Les « renseignements personnels » sont des renseignements factuels ou subjectifs, enregistrés ou non, concernant une personne identifiable. Cela comprend le nom, les coordonnées, l’âge, le poids, le métier, les choix de style de vie et toute activité en ligne identifiable. Tous les renseignements médicaux personnels fournis à NNCI, comme les antécédents médicaux ou les médicaments, sont des renseignements personnels sensibles que nous traitons avec une extrême attention.

Les renseignements agrégés ou anonymisés qui ne peuvent pas être associés à une personne spécifique, comme les données d’essai clinique, ne sont pas des renseignements personnels.

Les renseignements personnels peuvent être recueillis de plusieurs façons, y compris au moyen de formulaires en ligne lorsque vous vous inscrivez à un programme de NNCI, ou verbalement par téléphone, par exemple si vous fournissez vos renseignements à notre service à la clientèle. Nous recueillons des renseignements personnels limités, de façon raisonnable afin d’offrir et de livrer nos produits ou services, et nous le faisons avec votre consentement ou tel qu’autrement autorisé par la loi. Nous déterminons quand les renseignements peuvent être fournis de façon facultative et quand ils sont nécessaires pour vous servir.

Lorsqu’il est pratique de le faire, nous recueillerons les renseignements dont nous avons besoin directement auprès de vous. Dans les cas où des renseignements sont recueillis auprès d’un tiers, comme un membre de la famille ou votre médecin, vos renseignements personnels seront respectés exactement de la même manière que si nous les recueillions auprès de vous personnellement.

3. Obtention de votre consentement

Nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels seulement avec votre consentement, sauf si la loi le prescrit ou l’autorise. Votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels peut être explicite (c’est-à-dire, lorsqu’on vous a demandé votre consentement spécifiquement, verbalement ou par écrit) ou implicite pour des renseignements non sensibles, lorsque nous pouvons raisonnablement conclure que vous avez donné votre consentement par une action quelconque, ou lorsqu’il est évident que vous consentiriez si on vous le demandait directement.

Veuillez noter qu’il peut y avoir des cas où la loi autorise la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels sans votre consentement, par exemple dans le contexte d’enquêtes sur la fraude, et lorsque cela est nécessaire pour protéger nos intérêts juridiques ou la sécurité des autres. Par exemple, nous pourrions être tenus de recueillir, d’utiliser, de divulguer ou de stocker des renseignements personnels sans votre consentement pour nous conformer à d’autres lois, à une ordonnance d’un tribunal ou d’un autre tribunal administratif, ou pour répondre à une enquête autorisée d’un organisme gouvernemental. Dans d’autres contextes, votre consentement peut être retiré à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, en nous fournissant un avis écrit. Dès réception de l’avis de retrait de consentement, nous vous informerons des conséquences probables du retrait de votre consentement avant que nous traitions votre demande, ce qui peut inclure l’incapacité de NNCI à vous fournir certains renseignements, produits ou services.

Si une personne n’est pas en mesure de consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de ses propres renseignements personnels, mais que vous souhaitez nous fournir ces renseignements, veuillez vous assurer que vous avez légalement le droit de le faire au nom de cette personne.

4. Objectifs de la collecte et de l'utilisation de vos renseignements

Les renseignements personnels sont recueillis et utilisés par NNCI à une ou plusieurs des fins suivantes :

  • répondre à vos questions ou préoccupations concernant nos produits ou services;
  • évaluer vos besoins et administrer des questionnaires, des formulaires de rétroaction, des concours ou des outils d’évaluation de la santé en ligne;
  • établir, commanditer et offrir nos programmes de formation pour mieux faire connaître des problèmes de santé et des pratiques de gestion de la santé, ainsi que les développements scientifiques et cliniques;
  • répondre à vos demandes de renseignements concernant nos études cliniques approuvées par Santé Canada et fournir des trousses d’évaluation clinique aux fournisseurs de soins de santé aux fins de rétroaction;
  • établir des relations avec les professionnels de la santé, comprendre leurs intérêts et obtenir leur opinion sur nos produits et services ainsi que sur les programmes de recherche et développement;
  • informer les patients et les professionnels de la santé de questions concernant les produits, y compris les rappels de produits;
  • vérifier votre identité (par exemple, lorsque vous faites une demande pour un certain avantage, comme un rabais ou une remise);
  • faire le suivi, recueillir de plus amples renseignements et enquêter sur les rapports d’événements indésirables ou de plaintes liés à nos produits ou services (veuillez consulter la section Signaler un effet secondaire (novonordisk.com) pour obtenir de plus amples renseignements sur la confidentialité des données en ce qui concerne les renseignements sur l’innocuité);
  • améliorer nos produits et services/programmes;
  • commercialiser et faire la promotion de nos produits et services que nous croyons qu’il serait avantageux pour vous de connaître. Nous pouvons également adapter nos offres en fonction de vos données démographiques ou d’autres renseignements, dans le but de répondre à vos besoins spécifiques;
  • évaluer et gérer les risques, y compris la détection et la prévention des fraudes ou des erreurs;
  • pour les audits internes et externes;
  • respecter les processus et exigences juridiques et réglementaires, ou intenter des poursuites judiciaires ou se défendre contre ces poursuites;
  • à d’autres fins pour lesquelles vous avez donné votre consentement, ou comme autrement permis ou requis par la loi.
5. Partage de vos renseignements

Vos renseignements personnels ne sont partagés que dans la mesure requise pour vous fournir nos produits et services ainsi que pour nous conformer aux exigences légales. Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels dans les cas suivants :

  • pour informer Santé Canada ou d’autres organismes de réglementation des réactions indésirables aux médicaments et d’autres effets secondaires conformément aux lois applicables;
  • à votre fournisseur de soins de santé, à votre demande, afin d’obtenir certains renseignements médicaux, afin de leur fournir certains renseignements sur les produits ou afin de vous aider par ailleurs à participer à nos offres de programmes;
  • à un tribunal, une instance administrative, une autorité gouvernementale ou un autre organe autorisé à exiger la divulgation de vos renseignements personnels afin que soient respectées des obligations fondées sur le droit, comme celles prévues par une loi, un règlement, un mandat de perquisition, une assignation à témoigner ou une ordonnance d’un tribunal ou d’une instance administrative ou lorsque les lois le prescrivent ou l’autorisent; 
  • pour réduire le risque de préjudice si la sécurité personnelle d’une personne peut être compromise.

De plus, les renseignements personnels peuvent être transférés ou rendus accessibles aux filiales, sociétés affiliées, agents et fournisseurs de services tiers de NNCI qui nous aident à mener nos activités et à vous fournir nos produits et services. Ces entités de confiance ont accepté de se conformer à des obligations strictes en matière de vie privée et de confidentialité. De tels transferts de données aux fins de traitement peuvent se produire dans le contexte de l’inscription, de l’offre et de l’évaluation d’un programme d’éducation sur des produits, de la livraison d’échantillons ou de commandes de produits, des services informatiques et de l’archivage des dossiers et d’autres ententes d’impartition commerciale. Seuls les renseignements personnels dont le tiers a besoin pour la prestation des services en question seront transférés;

Veuillez noter que dans le contexte de ces divulgations ou transferts de données, vos renseignements personnels peuvent être traités ou stockés à l’extérieur du Canada. Ces renseignements peuvent être fournis aux autorités chargées de l’application de la loi ou de la sécurité nationale de l’administration étrangère sur demande, afin de se conformer aux lois étrangères. Nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que tous les tiers à qui nous confions vos renseignements personnels sont dignes de confiance et qu’ils ont mis en place des mesures de protection pour protéger vos renseignements.

6. Protéger vos renseignements

NNCI reconnaît qu’une atteinte à la sécurité des données pourrait entraîner des dommages potentiels aux personnes dont les renseignements personnels sont confiés à NNCI. Nous avons donc mis en œuvre des mesures physiques, organisationnelles et techniques critiques pour nous protéger contre l’accès non autorisé ou illégal aux renseignements personnels que nous gérons et stockons. Nous avons également pris des mesures pour éviter la perte ou la destruction accidentelle de vos renseignements personnels ou les dommages à ceux-ci. Bien qu’aucun système ne soit complètement sécurisé, les mesures mises en œuvre par NNCI réduisent considérablement la probabilité d’une atteinte à la sécurité des données.

Voici quelques exemples des contrôles de sécurité que nous avons mis en place :

  • sécuriser les locaux à bureaux;
  • des classeurs verrouillés et une pratique de déchiquetage sécurisée pour les dossiers papier;
  • l’utilisation de cryptage, de pare-feu, de logiciels antivirus et de processus d’authentification robustes, y compris des mots de passe complexes, pour l’accès aux dossiers électroniques;
  • l’accès limité aux renseignements personnels par les employés qui ont besoin des renseignements pour effectuer leurs tâches professionnelles;
  • l’utilisation de centres de données sophistiqués avec des contrôles de sécurité physiques et logiques efficaces;
  • initiatives visant à sensibiliser le personnel à leurs responsabilités en matière de protection des données; et
  • révisions régulières des initiatives de conformité à la protection des renseignements personnels et des meilleures pratiques.

De plus, nous vous recommandons de faire votre part pour vous protéger contre tout accès non autorisé à vos renseignements personnels. Par exemple, ne partagez jamais vos mots de passe avec quiconque. NNCI n’est pas responsable de tout accès non autorisé à vos renseignements personnels hors de notre contrôle raisonnable. 

7. Accès à vos renseignements personnels

Nous faisons tout notre possible pour nous assurer que les renseignements personnels contenus dans les dossiers que nous contrôlons ou dont nous avons la garde sont exacts, complets et à jour aux fins pour lesquelles nous les recueillons. Vous pouvez faire une demande écrite d’accès à vos renseignements personnels à tout moment et demander qu’ils soient corrigés en cas d’inexactitudes. Vous devrez fournir autant de renseignements que possible pour nous aider à traiter votre demande et à trouver les renseignements dont vous avez besoin.

Si vous avez besoin d’aide pour préparer votre demande d’accès, veuillez communiquer avec notre Bureau de la confidentialité (voir les coordonnées à la fin de cette politique). Puisque nous accordons une grande importance à la protection de vos renseignements personnels, nous prendrons les mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous donner accès à vos renseignements personnels ou de procéder à la correction, à la mise à jour ou à la suppression de vos renseignements personnels. Sur demande écrite de votre part, NNCI vous informera également de la façon dont vos renseignements personnels ont été ou sont utilisés et de la personne avec qui vos renseignements personnels ont été partagés. Si nous avons obtenu des renseignements à votre sujet auprès d’autres personnes, nous vous indiquerons de qui nous les avons obtenus à votre demande. 

NNCI répond aux demandes d’accès dans les 30 jours, à moins qu’une prolongation ne soit requise. Nous pouvons facturer des frais pour couvrir toute dépense liée à la réponse à votre demande d’accès. Veuillez noter qu’il peut y avoir des contextes où l’accès est refusé ou que seuls des renseignements partiels sont fournis, par exemple, dans le cadre d’une enquête en cours ou lorsque les renseignements personnels ou l’identité d’une autre personne doivent être protégés.

8. La durée de conservation de vos renseignements

NNCI conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour répondre aux besoins juridiques ou commerciaux et conformément aux calendriers de conservation de notre société mère, Novo Nordisk A/S. Les renseignements personnels qui ont été utilisés pour prendre une décision à propos d’une personne doivent être conservés suffisamment longtemps pour permettre à la personne d’accéder à l’information une fois la décision prise. NNCI est également soumise à des exigences légales spécifiques en ce qui concerne les périodes de conservation, par exemple, comme indiqué dans les règlements concernant les essais cliniques et les événements indésirables.

Une fois que NNCI n’a plus besoin de vos renseignements pour administrer les produits ou services et répondre aux exigences légales ou réglementaires, ils sont détruits, effacés ou rendus anonymes de façon sécuritaire. Gardez toutefois à l’esprit que des renseignements résiduels peuvent demeurer en réserve pendant un certain temps après leur date de destruction.

9. Notre processus de gestion des plaintes et des violations en matière de confidentialité

NNCI prend les plaintes relatives à la protection de la vie privée très au sérieux et a mis en place une procédure pour signaler et gérer toutes préoccupations liées à la protection de la vie privée afin de s’assurer qu’elles sont traitées de manière efficace et en temps opportun. Toute violation présumée de la vie privée doit être transmise à l’agent de la protection de la vie privée de NNCI qui supervise le contrôle, l’enquête et les mesures correctives pour la situation de violation.

Si vous n’êtes pas satisfait de la résolution par NNCI d’une plainte ou d’une atteinte à la vie privée, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada: www.priv.gc.ca

10. Témoins et données registre du site Web

Un témoin est un petit fichier texte contenant un numéro d’identification unique qui est installé par un site Web sur le stockage local d’un appareil. NNCI utilise des témoins et d’autres technologies Web sur ses sites Web à diverses fins dans le cadre de l’administration de ces derniers. NNCI utilise à la fois des témoins temporaires (utilisés seulement pendant votre visite et qui expirent lorsque vous fermez votre navigateur) et des témoins persistants (conservés sur votre appareil plus longtemps que votre visite sur nos sites Web). Les témoins utilisés par NNCI recueillent certaines informations de votre navigateur ou de votre plateforme mobile, y compris la date et l’heure de votre visite, votre adresse IP ou votre identifiant d’appareil unique, le type de navigateur et d’autres informations d’appareil (comme la version de votre système d’exploitation et votre fournisseur de réseau mobile), mais ne contiennent pas de renseignements personnels comme votre nom ou votre adresse de courriel.

NNCI installe des témoins internes sur les appareils qui accèdent à ses sites Web, à moins que le navigateur utilisé par l’appareil n’ait désactivé l’installation des témoins. Les témoins internes installés par NNCI assurent le fonctionnement du site Web comme prévu et, dans certaines circonstances, il est essentiel que NNCI fournisse les services demandés par les visiteurs du site Web. Par exemple, l’activation des témoins internes est nécessaire pour se connecter à un compte de programme NNCI, car certains témoins sont utilisés pour soutenir le processus de connexion et vous garder connecté. Des témoins non essentiels sont également utilisés par NNCI pour analyser et améliorer la performance de nos sites Web, la conception et la mise en page, ainsi que votre expérience globale en ligne. Par exemple, NNCI utilise des services d’analyse Web, y compris Google Analytics, pour comprendre les intérêts de nos visiteurs et analyser les modèles de trafic. Nous ne faisons aucun effort pour vous identifier personnellement en fonction de votre visite sur nos sites si vous n’êtes pas connecté à votre compte. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser le module complémentaire gratuit de Google Analytics pour navigateur afin de désactiver Google Analytics.

Vous pouvez vous désabonner de l’installation des témoins ou supprimer les témoins déjà installés en mettant à jour vos paramètres dans le navigateur que vous utilisez pour visiter les sites Web de NNCI. Veuillez toutefois noter que les témoins permettent une fonctionnalité optimale des sites Web de NNCI. Vous pouvez facilement ajuster les paramètres de votre navigateur pour vous aviser lorsque vous recevez un témoin afin de choisir de l’accepter ou non, de désactiver votre navigateur pour ne pas recevoir de témoins ou de supprimer des témoins par le biais de votre navigateur. Veuillez consulter la fonction Aide de votre navigateur pour plus d’informations. Soyez toutefois conscient que certaines fonctionnalités et certains services de notre site Web pourraient ne pas fonctionner correctement si vous refusez les témoins. 

11. Médias sociaux, clavardoirs et forums de discussion

L’utilisation des médias sociaux par NNCI constitue une extension de notre présence sur Internet et nous aide à créer une image de marque positive et à offrir à nos clients un service personnalisé. Les comptes de médias sociaux de NNCI ne sont pas hébergés sur les serveurs de NNCI. Veuillez noter que lorsque vous publiez publiquement des renseignements personnels sur les médias sociaux, ceux-ci peuvent être consultés par toute personne qui visite nos plateformes. Les utilisateurs qui choisissent d’interagir avec NNCI par l’intermédiaire des médias sociaux, comme Twitter, devraient lire les conditions de service et les politiques de confidentialité de ces services/plateformes.

De même, veuillez faire attention quand vous publiez des renseignements sur les clavardoirs ou autres forums de discussion parce qu’une fois qu’ils sont publiés, ils deviennent publics et ne peuvent pas être facilement retirés d’Internet. La présente Politique de confidentialité ne s’applique pas à l’information que vous publiez sur des médias sociaux, clavardoirs ou d’autres forums de discussion ni à la façon dont les personnes qui reçoivent vos renseignements les utilisent.

12. Liens externes

Nous pouvons offrir des liens de nos sites Web vers les sites de tiers (y compris des organisations affiliées) qui pourraient vous intéresser. Puisque ces sites ne sont pas détenus ou contrôlés par nous, NNCI ne fait aucune déclaration quant aux pratiques de ces tiers en matière de confidentialité et nous vous recommandons de passer en revue leurs politiques de confidentialité avant de fournir vos renseignements personnels à ces tiers. 

13. Modifications apportées à cette politique

Nous pouvons modifier cette Politique de confidentialité de temps à autre afin de mieux refléter nos pratiques actuelles de traitement des renseignements personnels. Nous vous encourageons donc à consulter ce document fréquemment. La date de la « Dernière mise à jour » en haut de la présente Politique de confidentialité indique à quel moment les modifications à cette politique ont été publiées et sont donc en vigueur. Si vous continuez à utiliser les produits et services de NNCI après la publication de toute modification apportée à la présente Politique de confidentialité, cela signifie que vous acceptez de telles modifications.

14. Communiquer avec nous

Toute question, préoccupation ou plainte concernant la confidentialité doit être adressée à :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Novo Nordisk Canada Inc.
101 – 2476 Argentia Road
Mississauga (Ontario)
L5N 6M1 Canada
Tél. : 1 800 465-4334
Courriel : privacyofficercanada@novonordisk.com

Vos préoccupations seront traitées rapidement. Notre Bureau de la protection de la vie privée peut également vous fournir des renseignements plus détaillés sur les politiques et pratiques de NNCI. Gardez toutefois à l’esprit que les courriels ou les messages texte ne sont pas des formes de communication sécurisées, alors n’envoyez jamais de renseignements personnels confidentiels de cette façon. 

Nous vous remercions de votre confiance soutenue envers Novo Nordisk Canada.